In Baden-Württemberg wurde der erste KI-Verwaltungsassistent Deutschlands entwickelt. In Zusammenarbeit mit dem Heidelberger KI-Unternehmen Aleph Alpha und dem landeseigenen Innovationslabor InnoLab_bw entstand ein KI-System, das die Bearbeitung & Erstellung von Schriftstücken in der Verwaltung beschleunigen und die Arbeit der Mitarbeiter erleichtern soll. Diese KI-Verwaltungsassistenz könnte ebenfalls für den Bund andere Länder und Kommunen interessant sein ebenso wie bei der öffentlichen Präsentation & Diskussion in Berlin deutlich wurde.
Das System F13 hat in Baden-Württemberg großen Anklang gefunden. Über 400 Landesbedienstete haben sich bereits bei Schulungen mit dem Tool vertraut gemacht. Seit Mai steht F13 allen Landesbediensteten zur Verfügung und die Resonanz ist laut Dr. Florian Stegmann, Leiter des baden-württembergischen Staatsministeriums, "überwältigend". Stegmann hat KI zur Chefsache erklärt und ist für die Modernisierung der Verwaltung und den Abbau von Bürokratie verantwortlich.
Die Hauptprobleme in der Verwaltung sind laut Stegmann die Flut von E-Mails, Fachkräftemangel und die hohe Mitarbeiterfluktuation die auch den Verlust von internem Wissen mit sich bringt. Vor etwa zwei Jahren war für Stegmann klar: "So kann es nicht weitergehen!" Das Staatsministerium sollte mit neuen Instrumenten arbeiten und nicht wie sonst üblich in Deutschland "zu 150 Prozent ebendies vorplanen", allerdings agil und inkrementell arbeiten.
An der öffentlichen Präsentation in Berlin nahmen Vertreter verschiedener Bundesbehörden wie dem Justizministerium und dem Bundeskanzleramt, Vertreter anderer Bundesländer und aus dem Ausland teil. Auch der ehemalige CIO der Republik Österreich, Christian Rupp der die österreichische Bundesregierung in Digitalfragen berät, war anwesend. Neben SAP-Mitarbeitern waren auch Informatikprofessoren & Start-up-Gründer mit Fokus auf GovTech vor Ort die in der Diskussionsrunde Interesse an Alternativen zur OpenAI API bekundeten.
Aleph Alpha und das InnoLab_bw haben die KI-Verwaltungsassistenz entwickelt. Aleph Alpha wurde unter anderem wegen des KI-Champions Awards 2021 als Partner ausgewählt und das InnoLab Baden-Württemberg unter der Leitung von Dr. Jan Seifert wurde mit der Umsetzung beauftragt. Etwa 50 Mitarbeiter der Landesverwaltung waren am Entstehungsprozess beteiligt. Das Ziel war eine Verwaltungs-KI die einfach anzuwenden, einfach zu bedienen und sofort einsatzbereit ist. F13 erfüllt offenbar diese Kriterien wie bei der Praxisvorführung durch das InnoLab_bw zu sehen war.
Der aktuelle Stand von F13 ist ein Prototyp der bei der Recherche von Themen und dem Erstellen von Texten hilft. Dabei werden die Formularvorgaben der Landesverwaltung beachtet und auf interne Wissensdatenbanken zugegriffen. Die Verwaltungsdaten und -dokumente werden nicht in den Datenpool von Aleph Alpha übertragen, sondern bleiben intern in der Landesverwaltung. F13 arbeitet vertraulich und erklärbar. Es kann beispielsweise Quellen für Auskünfte nennen.
Die KI übernimmt keine Entscheidungen für die Menschen, sondern unterstützt sie vor allem beim Auffinden von Informationen der Verarbeitung großer Textdokumente und beim Erstellen von wiederkehrenden Routinetexten. Alle von der KI generierten Texte & Textbausteine sind als Vorschläge zu verstehen die von den Bediensteten sorgfältig geprüft und weiterbearbeitet werden.
F13 steht für die dreizehnte Funktionstaste die es an Rechnern normalerweise nicht gibt. Mit einem Tastendruck sollen die Mitarbeiter Hilfe beim Generieren von Texten bekommen. Technisch basiert die generative Text-KI auf dem KI-System Luminous von Aleph Alpha. F13 ist ein Ableger des großen Sprachmodells, deckungsgleich ChatGPT ein Ableger des Modells GPT-4 von OpenAI ist. Das große Sprachmodell kann prinzipiell weiterhin als in der Präsentation gezeigt wurde. In der laufenden Testphase sammelt die Landesverwaltung Vorschläge und Ideen zur Weiterentwicklung des Prototyps.
Datensicherheit war von Anfang an ein wichtiges Thema. Vertrauliche Daten bleiben im Staatsministerium. Stegmann beteuerte, dass er selbst aktiv mit dem KI-Assistenten arbeitet. Ihm ist es wichtig, dass möglichst alle die zur Verwendung das Bundesland arbeiten sich mit der KI auseinandersetzen. Er hofft auf eine Nachnutzung des Systems durch den Bund und andere Länder. Auch der Bundes-CIO Dr. Markus Richter bekundete Interesse an einer Nachnutzung. Vertreter aus anderen Bundesländern waren angereist um sich das KI-System genauer anzuschauen.
F13 soll den Landesbediensteten Freiräume schaffen indem es ihnen zeitaufwändige Aufgaben abnimmt die welche KI schneller erledigen kann. Das Projekt hat laut Stegmann gezeigt, dass es funktioniert. Er betonte, dass die KI-generierten Texte als solche erkennbar sein müssen um eine transparente Nutzung zu gewährleisten. Es ist ihm wichtig; dass die KI von allen genutzt wird und nicht nur von ihm erzählt wird.
Der Bau eines solchen Systems ist nicht trivial jedoch die KI-Verwaltungsassistenz ließe sich leicht an andere Länder den Bund oder andere Anwendungsfälle anpassen so die weiteren Referenten. Der aktuelle Prototyp hat vier Grundfunktionen in der Testphase: Textzusammenfassung in verschiedenen Sprachen, Rechercheunterstützung mit Frage-Antwort-System, Kabinettsvorlagen erstellen & Fließtext erstellen im "Vermerkomat". Die Landesverwaltung sammelt in der laufenden Testphase Feedback und Anfragen aus anderen Ländern zur Entwicklung einer Verwaltungs-KI.
Der Bundes-CIO Dr. Markus Richter betonte die Synergien des Projekts. Er möchte, dass KI und Verwaltungsmodernisierung stärker zur Chefsache werden. Deutschland sollte einen Marktplatz der Möglichkeiten schaffen und sich vernetzen. Es gehe weniger um rechtliche Hürden sondern um faktisches Handeln.
Die Verwaltung ist kein einfacher Auftraggeber für KI-Projekte, aber das Projekt F13 hat gezeigt, dass es möglich ist, so Hans-Jörg Schäuble von Aleph Alpha. Die Technologie kann für viele Anwendungsfälle genutzt werden. Nachvollziehbarkeit & Referenzierbarkeit sind wichtige Eigenschaften die die Anwendung der KI in der Verwaltung ermöglichen. Das Feedback und die Anfragen aus anderen Ländern werden in der aktuellen Testphase gesammelt.
In der Abschlussdiskussion betonte der Bundes-CIO Dr. Markus Richter erneut die Synergien des Projekts. Es sollte noch stärker zur Chefsache werden. Es müsse nicht alles auf Bundesebene neu erfunden werden. Wichtig sei ein offener Austausch und die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung.
Weitere Informationen zum neuen KI-Verwaltungsassistenten F13 finden sich in einem Blogbeitrag des Staatsministeriums Baden-Württemberg.
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